Presupuesto del Proyecto
¿Qué? Determinar el costo general esperado del proyecto, basado en la planeación ascendente.
¿Cuándo? Durante la planeación del proyecto, ejecución, y control.
Resultado: Un presupuesto realista derivado de una planeación detallada.
Identificar los Costos Directos del Proyecto
La estimación de los costos del proyecto proveen las bases para el cálculo del presupuesto del mismo. Realice una lista de todos los gastos asociados a las actividades tales como:
- Costo de personal (basado en la estimación de los esfuerzos y el costo por jornada laboral)
- Outsourcing (por la selección del proveedor y negociación de contratos)
- Hardware y cualquier otra compra de equipo
- Cargos por el uso de equipo compartido o alquilado
- Suministros y componentes requeridos
- Adquisición de software y licencias
- Comunicación: audio, video, redes de computadoras
- Servicios: costos por envíos, duplicación, e impresión
- Gastos por viajes
- Otras necesidades con costos directos
Determinar el Presupuesto del Proyecto y el Perfil del Costo del Proyecto
El presupuesto de costos inicia por acumular estos éstos costos para todo el proyecto. El presupuesto general del proyecto es la suma de todos los costos asociados con las actividades del proyecto además de cualquier otro gasto de adquisición de personal, u otro costo indirecto alocado en el proyecto. Para proyectos más largos, se debe de considerar también factores como cambios salariales y los efectos de la inflación.
El presupuesto del proyecto también incluye el presupuesto de reserva, en caso de que alguno haya sido establecido durante la planeación de riesgos.
El presupuesto del proyecto también puede ser combinado con el desarrollo del cronograma para crear el perfil de costos para el proyecto. Se pueden crear histogramas de recursos para los costos generales del proyecto. Este mismo análisis es aplicado a la nivelación de recursos. El análisis general de los costos del proyecto también proveen mucha información para el análisis del retorno de la inversión.
Los perfiles y los histogramas de costos (o esfuerzo) asociados al personal del equipo son las bases para el valor planeado (planned value), utilizado para la administración del valor ganado.
Revisión de los Costos del Proyecto
Compare el presupuesto general del proyecto con los objetivos del mismo para determinar si el análisis ascendente es consistente con las expectativas iniciales de los patrocinadores e involucrados del proyecto. Si hay diferencias significantes, minimice las diferencias a través de la gestión de las restricciones y optimización del plan.
Si los problemas persisten, resuelva los problemas de presupuesto por medio de la negociación de cambios.
Administrar el Presupuesto del Proyecto
Documente el costo base del proyecto y utilícelo para monitorear el desempeño del proyecto durante la ejecución del plan.
Desarrolle un plan de administración del presupuesto y revíselo periódicamente durante las revisiones del proyecto.
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