Control de Costos

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¿Qué? Monitorear los costo del proyecto y administrar el uso de recursos del proyecto.

¿Cuándo? Durante la ejecución y control.

Resultado: Un registro de costos del proyecto, con ajustes de planes según sean requeridos para cumplir las expectativas del presupuesto.

Determinar el Estado y Analizar Variaciones

El control de costos es una tarea principal para el plan de ejecución del proyecto. Contiene una colección de estatus y plan de análisis de varianzas durante el ciclo de control del progreso del proyecto. Para cada variación, revise la raíz de la causa y su impacto en la línea de tiempo del proyecto. Determine si el impacto es único o un problema a corto plazo, o si la raíz del problema a largo plazo-un problema crónico o parte de una tendencia adversa.

Plan de Respuesta

Revise las decisiones infraestructura del proyecto y el proceso integrado de control de cambios para asegurar consistencia.

Involucre a los miembros del proyecto en su planeación; obtenga cuantas perspectivas y puntos de vista pueda.

Dependiendo en la severidad del problema y la naturaleza de la raíz del problema, el tipo de respuesta puede ser:

• Un cambio menor que preserve los objetivos del proyecto
• Implementación de un plan de contingencia desarrollado durante la planeación de respuesta a riesgos
• Un cambio mayor en el proyecto

Para problemas a corto a plazo, puede considerar soluciones de fuerza mayor, tal como trabajar horas extra o fines de semana.

Para problemas más significativos, trate hacer sesiones de brainstorming que puedan resolver la fuente de la varianza. Explore las opciones haciendo uso del proceso de desarrollo del plan de proyecto, especialmente la administración de restricciones y optimización del plan. Desarrolle planes que tengan relación con la causa principal de los problemas, no sólo los síntomas. Evite adoptar la primea alternativa que desarrolló, trabaje para desarrollar diferentes propuestas. Respuestas típicas incluyen:

• Nivelación de recursos
• Alargamiento del cronograma
• Encontrar alternativas menos cotosas
• Utilizar recursos prestados de otros proyectos
• Reducir el alcance de los entregables del proyecto
• Respuestas que fueron efectivas para situaciones similares en el pasado

Para problemas que no se puedan solucionar haciendo uso de un análisis convencional, utilice una resolución de problemas creativa. Designe una cantidad de tiempo prudencial para elaborar el plan de respuesta, pero evite paralizarse. Defina un límite de tiempo para la planeación y haga uso herramientas sistemáticas para decidir la mejor idea dentro de ese tiempo.

Tome Acción y Documente los Resultados

Valide las respuestas seleccionadas antes de implementarlas. Verifique que la propuesta es consistente con las prioridades del proyecto. Si las respuestas involucran cambios en los entregables, obtenga aprobación haciendo uso del control de cambios en el alcance del proyecto. Discuta cualquier cambio mayor con el patrocinador y los involucrados. De ser necesario, haga uso de la escalación de problemas para obtener aprobación.

Informe al equipo de proyecto y a los involucrados correspondientes sobre sus planes e implemente una respuesta.

Siguiendo la respuesta, monitoree y asegúrese de que la respuesta obtuvo los resultados esperados y que no conllevó a consecuencias adversas no previstas. Si el problema persiste, busque una mejor solución haciendo uso de una planeación adicional.

Actualice cualquier documentación de planeación que hayan sido afectados por estas acciones, y refleje cualquier estimación nueva en el presupuesto del proyecto. Comunique los resultados de los esfuerzos en los reportes de desempeño.